Procedura zgłoszeń wewnętrznych

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH Kino Świat sp. z o.o.
(„PROCEDURA”)
§ 1. Wstęp

Celem niniejszej Procedury jest ustalenie wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Kino Świat sp. z o.o. („Spółka”).
Procedura powstała w oparciu o Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024 poz. 928) wdrażającą dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Ustawa”).

§ 2. Definicje

Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:

a) Sygnaliście – należy przed to rozumieć sygnalistę w rozumieniu Ustawy tj. osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w odniesieniu do Spółki zgodnie z § 3 poniżej;
b) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
c) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie
w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszać prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzać nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpośrednie inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
d) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, w którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
e) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
f) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania
związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego
stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na
rzecz tego podmiotu, lub pełnienie służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano
informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
g) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do wykonywania działań następczych należących do zakresu działania tego organu;
h) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
i) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
j) osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
k) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
l) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;
m) zgłoszeniu wewnętrznym – przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa zgodnie z niniejszą Procedurą;
n) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

§ 3. Zakres obowiązywania

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
a) bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych;
b) prywatności i ochrony danych;
c) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pozostałych punktach
niniejszego ustępu;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowemu terroryzmu;
e) korupcji;
f) ochrony środowiska;
g) zamówień publicznych;
h) usług, produktów i rynków finansowych;
i) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
j) bezpieczeństwa transportu;
k) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
l) bezpieczeństwa żywności i pasz;
m) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
n) ochrony konsumentów;
o) zdrowia publicznego;
p) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
q) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Procedurę stosuje się Sygnalisty, w tym do:
a) pracownika,
b) pracownika tymczasowego,
c) osoby świadczącej pracę na innej postawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy
cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorcy,
e) prokurenta,
f) akcjonariusza lub wspólnika,
g) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
h) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażysty,
j) wolontariusza,
k) praktykanta,
l) osoby fizycznej, o której mowa w ust. 2 pkt a)-k) powyżej w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia
publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed
nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia
pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce, lub świadczenia usług dla Spółki, lub już po ich
rozwiązaniu.
Sygnalista podlega ochronie określonej w Procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia
publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 4. Organy upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, rozpatrywania zgłoszeń i
podejmowania działań następczych

Zgłoszenia wewnętrze przyjmowane są przez Zespół do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
(„Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych”, dalej „Zespół”).
W skład Zespołu wchodzą osoby spełniające wymogi Ustawy, powołane i odwoływane każdorazowo przez Prezesa Zarządu, a w pilnych przypadkach w czasie jego nieobecności – innego członka Zarządu. Zespół składa się z co najmniej 2 osób: Dyrektora Pionu Prawnego i Dyrektora Pionu People & Culture i Administracji, oraz dodatkowo do 2 radców prawnych.
Jednostką upoważnioną do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, w tym prowadzenia postępowania wyjaśniającego, i podejmowania działań następczych, jest Komisja do spraw rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych („Komisja ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych”, dalej „Komisja”).
Komisja składa się z co najmniej 3 osób, spełniających wymogi Ustawy. Pracami Komisji kieruje
Przewodnicząca/-y Komisji, powołana/-y i odwołana/-y każdorazowo przez Prezesa Zarządu, a w pilnych przypadkach w czasie jego nieobecności – innego członka Zarządu, spośród osób spełniających wymogi Ustawy. Pozostali członkowie Komisji powoływani i odwoływani są przez Przewodniczącą/-ego Komisji.
Komisja ma każdorazowo prawo zasięgnąć porad zewnętrznego eksperta – np. prawnika, dorady
podatkowego, rzeczoznawcy – jeżeli przedmiot zgłoszenia wewnętrznego tego wymaga.
W żadnym wypadku członkiem Komisji nie może być:
a) bezpośredni przełożony Sygnalisty;
b) bezpośredni przełożony naruszyciela;
c) przełożony wyższego stopnia osoby wskazanej jako naruszyciel z tej samej linii raportowania,
d) osoba będąca małżonkiem, krewnym, powinowatym lub pozostająca w stosunku prawnym lub
faktycznym z Sygnalistą lub naruszycielem, który może budzić wątpliwości co do jej bezstronności.
W przypadku, gdy okoliczność wykluczająca z członkostwa w Zespole lub Komisji powstanie lub ujawni się w toku działań, członek Zespołu lub Komisji, którego ta sytuacja dotyczy, zobowiązany jest powstrzymać się od dalszych działań w tym organie, poinformować o tym fakcie innych członków odpowiednio Zespołu lub Komisji i podlega wykluczeniu z ich składu. W takiej sytuacji skład Zespołu i Komisji powinien być odpowiednio uzupełniony, zgodnie z niniejszą Procedurą, chyba że z uwagi na liczbę pozostałych członków Zespołu Komisji jej powołanie nie jest konieczne.
Skład Komisji w toku rozpatrywania danego zgłoszenia wewnętrznego i podejmowania działań następczych powinien być niezmienny, chyba że zmiana będzie konieczna ze względu na obiektywne okoliczności.
Odwołanie członka Komisji może nastąpić w przypadku powzięcia uzasadnionych lub istotnie
uprawdopodobnionych informacji, że postępowanie członka Komisji narusza w sposób rażący
postanowienia Procedury albo, że wszczęto wobec takiej osoby postępowanie o dopuszczenie się działań naruszających prawo.
Członkowie Zespołu i Komisji:
a) zobowiązani są do zachowania w poufności wszystkich faktów i danych zawartych w zgłoszeniu
wewnętrznym oraz poznanych w toku prac i w związku z nimi,
b) zobowiązani są do podpisania oświadczenia, którego treścią jest zobowiązanie do zachowania
poufności, stanowiące Załącznik nr 1 do Procedury;
c) niezwłocznie po zapoznaniu się z treścią zgłoszenia wewnętrznego zobowiązani są do weryfikacji czy nie podlegają wyłączeniu z członkostwa Komisji stosownie do postanowień Procedury, a w przypadku podlegania wykluczeniu złożyć odpowiednie oświadczenie pozostałym członkom Komisji; ponadto członkowie Zespołu i Komisji są zobowiązani do informowania Komisji o każdej zmianie mającej wpływ na złożone oświadczenie i powstrzymania się od dnia jej zaistnienia od podejmowania jakichkolwiek czynności w prowadzonym postępowaniu;
d) nie mogą kopiować ani też w jakikolwiek sposób udostępnić lub rozpowszechniać jakichkolwiek
dokumentów/informacji/danych dotyczących zgłoszenia wewnętrznego i prowadzonego w związku z
nim postępowania, z wyjątkiem działań związanych z podejmowaniem działań następczych.
Członkowie Komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z treścią zgłoszenia wewnętrznego zobowiązani są do weryfikacji czy nie podlegają wyłączeniu z członkostwa lub Komisji stosownie do postanowień Procedury, a w przypadku podlegania wykluczeniu złożyć odpowiednie oświadczenie pozostałym członkom odpowiednio Zespołu lub Komisji; ponadto członkowie Zespołu i Komisji są zobowiązani do informowania Komisji o każdej zmianie mającej wpływ na złożone oświadczenie i powstrzymania się od dnia jej zaistnienia od podejmowania jakichkolwiek czynności w prowadzonym postępowaniu.

§ 5. Sposób odbierania zgłoszeń wewnętrznych

Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego jedynie przez wyodrębnioną dla Spółki platformę w narzędziu spółki kontrolującej Spółki -wyższego rzędu – Groupe Canal+ S.A. („Groupe Canal+”) dostępną pod adresem: alerte.canal-plus.com („Platforma”).
Platforma przewiduje możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych anonimowo.
Zgłoszenia wewnętrzne otrzymane przez Spółkę w inny sposób w tym w drodze ustnej, mailowej lub przez zgłoszenie pisemne, nie będą akceptowane ani rozpatrywane na podstawie niniejszej Procedury.
Sygnalista, który będzie próbował dokonać zgłoszenia wewnętrznego w sposób określony w ust. 3
powyżej, jeśli będzie to możliwe, zostanie poinformowany o właściwym trybie przesłania zgłoszenia
wewnętrznego i skutkach jego niedotrzymania określonych w pkt 3 powyżej.
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:
a) wskazanie w jaki sposób Sygnalista dowiedział się o naruszeniu;
b) wskazanie powiązania z Groupe Canal+ (pracownik, dostawca, klient itp.);
c) wskazanie w jakim kraju miało miejsce naruszenie;
d) wskazanie jakiego podmiotu z Groupe Canal+ dotyczy zgłoszenie wewnętrzne (w przypadku zgłoszeń wewnętrznych przekazywanych w ramach niniejszej Procedury należy wskazać Kino Świat sp. z o.o. );
e) wskazanie przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego;
f) wskazanie gdzie i kiedy miały miejsce zdarzenia, których dotyczy zgłoszenie wewnętrzne wraz z
informacją czy nadal trwają;
g) opis zdarzenia, którego dotyczy zgłoszenie wewnętrzne (zgodny ze stanem faktycznym), z podaniem
w miarę możliwości tożsamości osób, których dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;
h) informację, czy zdarzenie, którego dotyczy zgłoszenie wewnętrzne zostało zgłoszone komukolwiek w Groupe Canal+;
i) informację, czy według wiedzy Sygnalisty, inne osoby wewnątrz Groupe Canal+ wiedzą o faktach,
których dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;
j) imię i nazwisko Sygnalisty lub informację, że Sygnalista chce pozostać anonimowy.
Do zgłoszenia wewnętrznego powinny zostać załączone wszelkie dowody posiadane przez Sygnalistę.
Zgłoszenia wewnętrzne dotyczące członków Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki mogą być również
zgłaszane do CANAL+ Polska S.A. lub Groupe Canal+.
Zespół przesyła Sygnaliście potwierdzenie wypłynięcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty jego otrzymania poprzez Platformę.
Zespół niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przekazuje je do Komisji.
W przypadku braków w zgłoszeniu wewnętrznym uniemożliwiających jego rozpoznanie, Sygnalista będzie proszony o uzupełnienie danych. Brak możliwości kontaktu z Sygnalistą lub brak odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia danych w wyznaczonym terminie może skutkować pozostawieniem zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, jeśli brak te nie będą mogły być uzupełnione w innym trybie.
Sygnalista, który założył konto na Platformie, może w dowolnym czasie sprawdzić status zgłoszenia
wewnętrznego na Platformie, przez opcję „sprawdź status zgłoszenia” oraz kontynuować kontakt z
Zespołem.

§ 6. Środki ochrony Sygnalisty

Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe polegające w szczególności na:
a) odmowie nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
j) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
m) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n) mobbingu;
o) dyskryminacji;
p) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
q) wstrzymaniu udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących
kwalifikacje zawodowe;
r) nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Spółka udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami;
t) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u) wyrządzenia innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 2.
Postanowienia ust. 1- 3 powyżej stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli również pozostają w stosunku pracy ze Spółką.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub funkcji, innego niż stosunek pracy, Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, o ile charakter pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytuły naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

§ 7. Sposób ochrony danych osobowych

Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu
nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
Ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa od obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Spółka po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie
przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w
terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego
rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) nie stosuje się,
chyba że Sygnalista działał z naruszeniem § 3 ust. 3 Procedury albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych
osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności zawartych tam danych, w tym tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

§ 8. Rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych i działania następcze

Komisja rozpatruje zgłoszenia wewnętrzne i podejmuje działania następcze postępując zgodnie z należytą starannością, z poszanowaniem praw wszystkich stron postępowania.
W ramach weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i oceny wstępnej:
a) Komisja weryfikuje, czy zgłoszenie wewnętrzne zawiera wszelkie wymagane Procedurą dane i czy
przedmiot zgłoszenia wewnętrznego jest zgodny z zakresem wskazanym w Procedurze;
b) w przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera wszelkich wymaganych danych lub dane okazały się niewystarczające, Komisja wzywa Sygnalistę do uzupełnienia przedstawionych danych lub
informacji za pośrednictwem Platformy.
Komisja nie podejmuje dalszego postępowania w przypadku, gdy:
a) zgłoszenie wewnętrzne nie dotyczy naruszeń wskazanych w § 3 ust 1,
b) zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera danych wystarczających do przeprowadzenia rozpatrywania
zgłoszenia, w tym postępowania wyjaśniającego i nie zostanie uzupełnione przez Sygnalistę.
Działania Komisji podlegają protokołowaniu.
Komisja ma prawo rewizji gromadzenia dokumentów niezbędnych do prawidłowego wyjaśnienia sprawy i przesłuchania świadków.
W przypadku niejednolitego zdania członków Komisji, decyzje podejmowane są większością głosów, przy czym w przypadku równej liczny głosów za i przeciw – głos Przewodniczącej/ego jest rozstrzygający.
Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza szczegółowy raport, który podpisują wszystkie osoby będące jej członkami na dzień sporządzania raportu. Raport zawiera stwierdzone fakty, dowody jakie zebrano w toku postępowania, konkluzje i ich uzasadnienie oraz rekomendowane kroki, jakie powinna podjąć Spółki. Kroki, które powinna podjąć Spółka mogą obejmować w szczególności:
a) zastosowanie w stosunku do naruszyciela kary dyscyplinarnej, zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami prawa;
b) zmianę naruszycielowi warunków pracy i płacy lub warunków współpracy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
c) rozwiązanie z naruszycielem stosunku pracy/ innego stosunku prawnego, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
d) wprowadzenie lub zmodyfikowanie procedury lub regulaminu, których celem będzie wyeliminowanie stwierdzonych lub możliwych naruszeń;
e) wprowadzenie jednorazowego, cyklicznego lub stałego audyt obszaru, w którym stwierdzone zostały naruszenia lub naruszenia takie mogły powstać;
f) podjęcie innych działań zgodnych z obowiązującym w tym zakresie przepisami prawa, w tym złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub zawiadomienie właściwe organy władzy publicznej.
Komisja sporządza również skrócony raport zawierający podsumowane ustaleń Komisji, opis podjętych działań naprawczych i rekomendowane kroki, jakie powinna podjąć Spółka.
Komisja przedstawia skrócony raport Zarządowi Spółki, z wyłączeniem członków Zarządu, których dotyczy zgłoszenie.
Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej przez Komisję zgłoszeń wynosi 3
miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. Po zakończeniu postępowania
wyjaśniającego Komisja przekazuje Sygnaliście poprzez Platformę, chyba że na wniosek Sygnalisty
uzgodniono inny sposób, a jeżeli dokonał on zgłoszenia listownie i podał dane kontaktowe – przesyła informację zwrotną na wskazany przez Sygnalistę adres korespondencyjny.
Komisja może przyjąć regulamin swojego działania.

§ 9. Rejestr zgłoszeń

Spółka:
a) prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
b) jest administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze.
Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony przez Komisję.
W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób (jeśli posiadane);
d) dane kontaktowe Sygnalisty (jeśli posiadane);
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.

§ 10. Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego.

§ 11. Postanowienia końcowe

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce.

Wersja 1.0. 24 grudnia 2024 r. (wejście w życie 31 grudnia 2024 r.)

Załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych Kino Świat sp. z o.o.

Od:
[imię i nazwisko]
Powołana/-y na członkinię/-a
☐ Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych Kino Świat sp. z o.o. („Zespół”)
☐ Komisji ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych Kino Świat sp. z o.o.Komisja”)

Do: Kino Świat sp. z o.o.
Al. Sikorskiego 9
02-758 Warszawa

Oświadczenie o zachowaniu poufności

Jako powołana/y na członkinię/-a Zespołu/Komisji, utworzonych na mocy Procedury zgłoszeń wewnętrznych Kino Świat sp.z o.o.( „Procedura”):

oświadczam, iż jestem zaznajomiona/-y z Procedurą i zobowiązuję się do jej przestrzegania,
zobowiązuję się do zachowania w poufności wszystkich faktów i danych zawartych w zgłoszeniach wewnętrznych oraz poznanych w toku prac i w związku z nimi, bezterminowo, od momentu ich pozyskania. W szczególności zobowiązuję się do ochrony tych informacji przed dostępem osób nieupoważnionych, podejmowania środków ostrożności zapewniających dochowanie poufności oraz niewykorzystywanie ich do celów innych, niż procedowanie danego zgłoszenia i podejmowanie działań
zobowiązuję się nie kopiować ani też w jakikolwiek sposób udostępnić lub rozpowszechniać jakichkolwiek dokumentów/informacji/danych dotyczących zgłoszenia wewnętrznego i prowadzonego w związku z nim postępowania, z wyjątkiem działań związanych z podejmowaniem działań następczych.

[data, podpis]